Iar nu dorm, iar nu mi-e bine, iar nu-mi văd de treabă şi … bag degetul în stup! Ştiu că nu voi avea parte de miere, dar, măcar, sper să nu fiu înţepat prea tare şi de prea multe … viespi!
Cineva a lansat ideea unei întâlniri. Foarte bine. A postat pe blogul său un vis. Foarte bine. Apoi, a aşteptat să fie sunat de cei interesaţi pentru a realiza reuniunea respectivă. Mai mult, s-a supărat (de fapt, mai rău: s-a ofticat!) pentru că nu a primit răspunsurile pe care le dorea. Parcă nu e chiar cum ar fi trebuit!
Pentru că, în timp, am participat sau chiar am organizat singur reuniuni, îmi permit să încerc o scurtă colecţie de sugestii pentru astfel de cazuri. Nu mă refer la întâlniri sofisticate, de corporaţii, ci doar la mici reuniuni, locale, adresate unui grup restrâns de participanţi.
Iau ca exemplu, ca studiu de caz, tocmai viitoarea reuniune a mass-mediei turdene. După atâtea tentative, în timp, singur se va mai găsi cineva, un „nebun” – în mod sigur -, care să mai facă o încercare.
1. Scopul reuniunii:
În primul rând trebuie bine stabilit care este scopul reuniunii. Cine şi de ce urmează să se întâlnească, să-şi piardă ceva timp împreună.
Scopul: coagularea grupului de jurnalişti turdeni; cunoaşterea membrilor tagmei; „pilirea” asperităţilor din relaţiile dintre membrii grupului.
2. Modul, locul şi data de desfăşurare:
Formal sau informal, simpozion, colocviu, masă rotundă ori discuţii la o cafea, la un picnic, etc. Se stabileşte şi locaţia, corespunzător formei de oraganizare aleasă.
Desfăşurare: discuţii la o cafea, la barul X, în data de Y mai, orele 17 – 20
3. Comunicarea cu participanţii:
Se stabileşte lista posibililor participanţi, se întocmeşte un mesaj de intenţie, informativ, conţinând detaliile propuse. Se trimite mesajul informativ, se aşteaptă feed-back-ul şi se aduc modificările care se impun. Apoi, se concepe şi se trimite invitaţia, din timp, aşteptându-se confirmările.
Comunicarea: având în vedere că toţi avem e-mail-uri şi mobile, se trimite mesajul de intenţie cu cel puţin o săptămână înaintea datei propuse; a doua zi sunt contactaţi telefonic cei care nu au răspuns mesajului de pe e-mail; se analizează răspunsurile primite şi se stabilesc detaliile, care sunt comunicate din nou, sub forma unei invitaţii clare; aceste detalii planificate şi comunicate prin invitaţie, nu se mai modifică! Bunul simţ şi politeţea obligă pe cei care primesc invitaţia să răspundă clar confirmând ori negând participarea.
În felul acesta, cu două zile înainte de reuniune, iniţiatorul întâlnirii ştie (aproape) precis că a anunţat 23 de persoane, ulterior au mai fost informate 3, au răspuns într-un fel sau altul 18, s-au trimis 16 invitaţii (pentru că doi au motivat că nu vor fi disponibili la momentul reuniunii) şi au sosit 14 confirmări de participare. Acum poţi merge la barul X, să rezervi un spaţiu pentru 20 de persoane pentru ziua de Y mai, între orele 17 – 21 (câteva locuri şi o oră în plus, pentru neprevăzut!).
Sigur că „visul meu” este naiv. Din păcate, noi nu avem obiceiul să răspundem la mesaje, să confirmăm invitaţii, să ne ţinem de cuvânt, … Ar însemna un minim de respect al unora faţă de ceilalţi. E mai uşor să lansezi o idee, un vis, … şi să te plângi că nu s-a realizat! Evident, numai din cauza „cârcotaşilor” care nu ţi-au înţeles nobilele intenţii!
Aşa că, oricât s-ar zdrobi organizatorul, … tot un fâs ar ieşi! Doar că ne-am putea lăuda că „am vrut să facem ceva frumos”!
Tare aş vrea ca realitatea să mă dovedească … mincinos!
Notă: mă doare că sunt obligat să fac precizarea: această postare nu se vrea a fi nici critică, nici lecţie, doar un şirag de sugestii. Cine vrea, poate găsi în textul meu lucruri care să-i folosească. Acum ori cândva.
UPDATE: Uluitor, incredibil, nesperat: m-a sunat tânărul confrate şi, nu mă veţi crede, dar … şi-a prezentat scuze pentru reacţia nepotrivită pe care a avut-o faţă de postarea mea “Mici şi bere”!!! Deci, voi dormi fericit!
Posted on 27 aprilie 2009
0